用的省心、盖的方便 致远互联智能印章尽显“黑科技”

  印章,是一个单位合法性、权威性的标志,直接代表着其权力、凭信和责任。然而,对公司印章管理的法律风险及其防范意识,大多数企业未必知道,由此引发的一系列诉讼案件屡见不鲜。

  在最高人民法院(2011)民抗字第 85 号农民日报社诉潍坊新东方艺术学校财产损害赔偿纠纷抗诉案中,法院认为,单位未尽到管理义务,导致行为人私刻单位公章或者擅自使用单位公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书以签订经济合同的办法来进行犯罪的,对受害人造成损失,单位理应当承担赔偿责任。

  在最高人民法院(2014)民申字第 177 号徐州开元阀业有限公司与董琪、杨武亮一般借款合同纠纷案中,法院判定,公司法定代表人向第三人借款,并以公司名义向第三人补出借据,并加盖公司的公章,应视为代表公司作出自愿承担该法定代表人借款的意思表示,公司应当承担还款责任。

  在最高人民法院(2014)民二终字第 99 号中国长城资产管理公司长春办事处与吉林华星电子集团有限公司保证合同纠纷案中,法院认为,借款凭证系商业银行证明已经向借款人发放贷款的有效凭证,债务人在其上加盖公章、法定代表人名章及财务专用章,对发放借款的时间、数额及已经偿还事项做确认,因此,借款凭证可当作贷款实际发放的证据。

  从以上案件中,我们显而易见,行政印章管理不严、乱用乱盖是造成案件发生的重要的因素。同时,也从侧面说明,企业的流程管理出现了问题,特别是合同的审批、签署。

  在现有的印章管理制度下,大多数企业采用的是总部统一盖章或者分子公司成立印章管理专员,用印人员要详细登记用印的主要事由、用章次数,连同相关材料交由分管领导签批。

  然而,现实情况是,很多企业人员用印登记信息不详细,用印次数登记不准确,由此就会造成偷盖,多盖及违法盖章的情况。而且,登记簿方式不方便事后核查及核对,因此纸质管理方式给企业的规范用章造成极大困扰。

  诸多不可控的潜在风险以及管理效率的低下,让传统纸质印章管理方式已经没办法满足企业在数字化时代的运营管控诉求,特别是随时随地进行流程审批的业务场景。在此背景下,电子印章应运而生。

  目前,电子印章相关这类的产品种类众多,企业在选择时往往无从下手。作者觉得,选择电子印章,应主要从以下几个维度进行考量:安全性,是不是能够完全杜绝人为干预?移动性,满足多场景下用印需求;兼容性,与现有办公系统是否无缝集成;支持印章种类以及使用效率等。

  作为中国协同管理软件行业的先行者和开创者之一,致远互联致力于帮企业及个人提高工作绩效和组织运营管控能力。为此,致远互联倾力打造了针对企业的智能印章解决方案。智能印章是致远互联数字化解决方案体系中的重要一环,旨在帮企业提高用章效率,降低运营风险。

  值得一提的是,智能印章硬件可与致远互联协同管理平台软件进行无缝集成,实现印章合同使用的全流程管理,包括流程审批、用章流程监控、不正常的情况报警等。

  具体来说,基于致远互联协同管理平台,智能印章从印章管理和使用的角度帮企业实现对分支机构的内部控制与有效管理,从保存、审批、使用、监管等环节做全面记录和展现,并实行分级(总部、分子公司、办事处)管理,逐级负责多次审批,权责分明,大幅度的降低了行政和业务印章操作风险。

  同时,总部管理部门可以逐级非现场监控各分子公司、办事处印章使用的详情,使管理人员能及时有效地发现问题并采取一定的措施,进而规避风险,提高行政和印章的电子化、自动化管理水平。

  除了固定应用场景外,智能印章也支持随时随地通过移动端进行管控,例如,印章在使用的过程中时常会出现印章外派的情况,通常公司即使安排指定人员携带印章,对外派过程中的使用情况仍然不可控。而该智能印章设备中含有GPS实时定位模块,同时可与手机进行连接,控制印章使用。

  作为一款软硬一体的企业印章管理整体解决方案,智能印章包含管理平台和设备终端。

  基于管理平台,公司能够实现用印申请、审批、授权、印章使用远程监控、风险用印远程终止、文档管理、印章实时定位、用印数据统计分析等功能;印章设备终端则具有指纹身份认证、验证码验证盖章、文件自动拍照、实时数据加密回传、设备远程定位、非法用印预警、盖章区域检查等功能。

  相比于市面上其他同种类型的产品,智能印章更强调安全性及风险防控。一般而言,普通电子印章仅有保护盖,无法完全杜绝人为干预。而且,如果申请流程不清晰,也会造成在印章使用的过程中被恶意篡改,后果不堪设想。

  智能印章在设计之初就着重考虑到了企业印章的高安全、可防控的硬需求。例如,智能印章在未授权时章面反转,授权受人为干预超过 3 秒会自动反转预警;在移动场景下,印章 GPS 定位及印章轨迹可复查;同时,使用人能通过可视化流程进行自定义设置,权责一对一,软硬件匹配绑定。

  在安全性及风险防控方面的出色特性,让智能印章受到了众多企业的青睐,目前,包括中国国贸集团、云南建投集团、北京建工路桥集团、河南二建集团、河南五建集团、浙江金圆控股集团、成都勘探设计研究院、中兴建设集团等近百家企业正在通过智能印章打造自身的用印管理流程和规范。

  多年来,河南省第二建设集团有限公司(简称“河南二建”)由于业务遍布全国,并在境外设有办事处、分公司或子公司,导致该公司用章频率高、用章机构分散、印章种类非常之多(涉及上百枚印章)。公司管理层在印章使用管理上一直探索管理创新、模式创新。期间经过多次调研考察,最终选择致远互联智能印章解决方案,并构建了一套由总部统一管控的印章使用规范,具体流程为:

  申请人登录致远互联协同管理平台,通过调用“印章使用申请”模版就可以完成用印申请。

  流程授权后,系统自动生成校验码,在完成印章使用后自动记录用印时间、次数、地点和详细记录。

  通过校验码开启智能印章,同时进行拍照留档,在盖章过程中同时记录用章的次数,达到申请次数时,自动锁定印章,超出电子围栏区域自动锁定印章,有很大成效避免乱盖、偷盖现象。

  基于致远互联智能印章解决方案,在满足项目部现场用章需求的同时,河南二建实现了对项目部章的使用进行风险控制管理,有效提升了用章安全,降低管理成本,有利于业务扩张。

  数字化时代,企业要通过不断创新和变革,谋求更快速的发展。而这其中,不仅仅体现在提升组织效率、降低经营成本,更需要具备降低法律风险的意识和手段。智能印章,在企业数字化管控流程中,必不可少。