公司印章管理使用的注意要点提示

  在公司的对外经营交往中，印章起着在形式上代表公司意志的作用，而且在某些特定的程度上，可以依据盖章认定有关文件的效力进而确定有关权利义务的归属。因此，公司应当对印章的管理使用予以重视。本文就公司在管理使用印章过程中必须要格外注意的要点作简要介绍。

  第一，企业要建立岗位法律风险防控体系，印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书，明确印章管理岗位的法律风险防控职责；同时，要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育，使其认识到印章对企业管理的重要意义，逐步的提升印章管理的技能和法律风险防范意识。

  第二，企业要制定印章管理规定，指定印章归口管理部门，明确企业各部门印章管理职责，明晰印章刻制使用的业务流程，做到有规可依、有章可循。

  第三，企业应当建立统一的印章使用台账，制定印章使用申请表，申请使用印章必须按印章管理规定履行审批程序，经过有权部门和企业领导批准，经企业领导批准后，印章使用人应填写统一的用印登记表，企业文书人员对用印文件要认真审查，审核与申请用印内容、用印次数是否一致，然后才能在相关文件上用印，用印时必须由印章保管人员亲自用印，不能让他人代为用印，同时不能让印章离开印章保管人员的视线。

  第四，印章保管人员一定加强对印章的保管，未经企业主要领导批准，不允许将印章携带外出，特殊情况下需携带外出时，必须指定监印人随同，印章遗失必须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证明，同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。

  第五，禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章，如遇特殊情况时，必须经总经理同意，而且公章使用人应在《公章使用登记表》上写明文件份数，在文件内容实施后，应再次进行核准登记，公章使用人因故不会再使用预先盖章的空白文件、资料时，应将文件、资料退回行政部（或办公室），办理登记手续，在使用预先盖章的空白文件、资料过程中，公章使用人应承担对应的工作责任。

  第六，企业一定按时进行检查印章使用情况，企业印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、监察等部门对所属单位印章使用情况做检查，发现问题及时采取对应措施。

  第七，企业所属部门发生变更或缴销后，印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录；所属分公司注销后，在工商注销手续完成后，必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录；项目部关闭后，项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门，企业印章管理部门会同法务部门将收缴的印章统一销毁，用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。

  第八，企业在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时，建议进行如下操作：首先，及时向公安机关报案，追究仿冒人的法律责任；其次，在相关报纸上发布澄清声明，及时知会潜在客户；再次，及时通知仿冒合同的相对人，陈述相关事实，解除相关合同，如果相对人不予配合，要及时向当地法院申请，通过法律途径认定相关合同的无效、解除等。返回搜狐，查看更加多